Выбор лучшего задачника для Windows, iOS, Android

Выбор программы управления задачами

Содержание

Предыстория

Вопрос выбора приложения, куда я вношу и отслеживаю прогресс выполнения задач для меня был актуален не один год. «Классика корпоративного жанра» это иметь задачник, куда без исключения вносятся все todo-шки дня, недели и месяца, и календарь для собраний и встреч. Я более требователен к софту, чем большинство пользователей и мне было мало просто вносить и отмечать выполнение. Мне нужно было управлять многоуровневыми проектами, делегировать задачи, отправлять их через e-mail, получать авто напоминания, иметь доступ с разных устройств и т.д.

И далеко не все, точнее все приложения, рано или поздно «отторгались» в естественный способ. Так продолжалось полтора года. 23 приложений ушли в корзину. И казалось, что нет уже идеального инструмента под мои требования.

Хорошая новость в том, что я могу поделиться с вами тем, что нашел я для себя и своей команды. Просто бери и пользуйся! И уверяю вас, здесь нет ни капли рекламы, просто мой переваренный опыт.

Toodledo

Итак, знакомитесь с «гвоздем нашего выпуска» — приложение Toodledo (правильно читается «тудл-ду», а не «тудледо»). И начну я с его веб-версии, чтобы лучше показать все возможности, после чего покажу как работает приложение. С того момента, когда я начинал им пользоваться уже многое «допилили» и дизайн уже «радует глаз», но задумка осталась очень хорошо реализованной еще с того времени, когда я увидел в нем потенциал.

Обзор Toodledo - лучшего задачника по методу GTD

Чем мне понравилось это приложение?

  • Оно покрывает, без исключения, все требования по постановке, контролю и делегированию задач
  • Поддерживает методологию GTD (getting things done)
  • Задачи и подзадачи образуют проекты, каждую стадию из которых может вести разный человек, а общий прогресс отслеживаться и комментироваться вами
  • Классический вид гибкой таблицы, где все поля настраиваются и удобно фильтруются
  • Авто напоминания об изменении дедлайнов, комментариях и повторяющихся задачах
  • Возможность просматривать рабочие столы (задачи) других коллег

Что еще может было полезным?

  • Простые и понятные заметки
  • Гибкие списки
  • Отслеживание повседневных привычек

С уверенностью можно сказать, что разработчики замахнулись на то, чтобы закрыть многие потребности своих пользователей одним приложением.

Функционал

Если знать, все то, что я вам уже рассказал – и к этому моменту в жизни иметь такую же необходимость в эффективном задачнике, то можно поистине оценить возможности и выгоду от использования приложения. Разверну функционал «вглубь», чтобы детальнее показать, как все может быть организовано.

  • Connector.

    Верхняя панель

    Напоминает «хлебные крошки» или “bread crumps” – интуитивно понятное положение на сайте, где легко сообразить, что вы находитесь в моем рабочем столе – задачах – и просматриваете все задачи. Привычно, просто и опять же – мега понятно.

  • Connector.

    Левая панель навигации

    Здесь расположено быстрое переключение между «всеми задачами», «папками», «контекстами», «датами», «дедлайнами», так называемым «календарем», «приоритетами», «метками», «списком делегирования», и, наконец, «поиском». Все вышеперечисленное работаем в виде фильтра. Помните MS Excel и его фильтрацию? Очень похоже!

  • Connector.

    Задачи

    По задачам: они делятся на новые, завершенные, недавно выполненные, отмеченные звездочкой и горячие. Опять же – фильтры. Если вы отметили 5 из 10 задач звездочкой, здесь будет очень удобно их отсортировать по этому признаку.

  • Connector.

    Папки

    Папки вы создаете сами. Это могут быть названия проектов, подрядчиков, того что подходит по специфике вашей работы. В моем случае это: обязательные платежи, делегированные задачи, все что связано с собаками, составлением семантики, и линкбилдингом. Опять же – специфика того, как я решил смотреть на группировку задач.

  • Connector.

    Контекст

    В контексте можно указывать место выполнение задач, либо неделю, как в моем случае. Я внес недели, потому что работаю с недельными отрезками и хочу иметь возможность фильтровать и отслеживать не просто даты, а выполненные задачи за определенную неделю.

  • Connector.

    Дедлайны

    Тут все просто – фильтр по дате. Сегодня, вчера, завтра, следующие 7-14-30 дней и без даты.

  • Connector.

    Календарь

    Я писал про то, что Toodledo не умеет работать с календарём в моем понимании. На момент «сейчас» это просто удобный выбор даты. Стандартный календарь, который в вашей почте он пока дополнить или заменить не сможет.

  • Connector.

    Приоритеты

    Важные и срочные задачи – имеют наибольший приоритет, важные но не срочные – меньше, не важные но срочные – еще меньше, не важные и не срочные – негативный приоритет. Хорошее правило, выставляю задачам и в этой вкладке могу удобно отфильтровать по ним.

  • Connector.

    Метки

    Здесь останавливаться не будем – никакого ноу-хау.

  • Connector.

    Делегированные

    Фильтр по тем задачам, которые вы отправили на выполнения своим коллегам и подчиненным.

Настройки

По настройкам следует пройтись «мощным бульдозером» потому что здесь кроется отличие этого приложение, от некачественных ее собратьев. Настройка делиться на раздел «организовать», где Вы настроите все папки, контексты, цели, метки под себя. Добавите людей, с которыми хотите работать и настроите удобные для Вас оповещения.

Настройка Toodledo

Раздел «инструментов», где будет вызов планировщика вашего времени, просмотр статистике по вашим задачам; активации мобильных приложений и сторонних программ, которые могут иметь доступ к Toodledo (поддерживает Android, iPhone, iWatch, моб версию); подключение основных соц сетей (Twitter и Facebook); импорт и экспорт данных (если ранее вы вели в другом приложении и не хотите ничего терять и заново переписывать); а также доступ других удобных app-ов к Toodledo. Здесь есть где «покопаться», настроить все «под себя» и «мега удобно»!


А также раздел по обучению и помощи, плюс настройка важных «фич» аккаунта.

Фичи Toodledo

  • Полная настройках всех полей «под ключ»
  • Выбор стилей отображения и сортировки данных: задачи – под ними подзадачи – выполненные задачи отмечены серым
  • Добавлять задачу, отправленную вам по почте. У вас будет специальный адрес, куда можно просто форвардить то, что нужно добавить в список
  • Правило составления «горячих списков» — задавайте критерии сами
  • Авто удаление, авто рассылка на почту и авто отмечание задач
  • Гибкая настройка уведомлений: на email или через смс – как Вам удобно
  • Просмотр задач рабочего стола ваших коллег и подчиненных
  • Возможность перенаправить задачу на нужного исполнителя по почте
  • Информативные почтовые нотификации

Реально много всего. И чувствуется глубина продуманности функционала. По моим меркам – твердая пятёрочка! В моей команде было 15 человек, для которых я внедрял это приложение и проводил обучение. Все выли довольны, и компания получила удобный и прозрачный инструмент. При том, что Toodledo не позиционируют себя, как решения для корпоративного сектора.

Создание задачи

Процесс создания задачи изобилует полями для заполнения. Кроме обычного названия задачи, ей проставляется приоритет; «звездочка», если необходимо сделать ее дополнительно выделить, среди остальных; срок начала и окончания задачи; задается периодичность повтора; папка; контекст; тег; заметка с расширенным описанием; можно указать продолжительность в часах и потом отслеживать как с этим справляешься; присутствует возможность импорта и создание мультизадач.

Создание задачи Toodledo

К любой задачи можно прикрепить вложение, письмо и текстовую заметку. Эти вложения удобно просматривать и осуществлять по ним поиск.

Поле просмотра

Настройка отображения задач Toodledo

Быстро и легко редактируется. Есть возможность скомпоновать все необходимые поля и задать удобный порядок отображения. Для редактирование предусмотрена небольшая кнопочка в правом углу, при нажатии на которую активируется режим редактирования полей. Еще один клик по ней – и Toodledo запомнит ваш выбор.

Приложение на IOS и Android

Полностью повторяет функционал веб-версии, которую я демонстрировал. С удобной организацией задач, заметок, списков, привычек в одном месте. Для Android приложение бесплатное, стоимость для IOS может варьировать от региона, я покупал за 4$.

  • Приложение на iOS:

    Toodledo on iPhone

  • Приложение на Android:

    Toodledo Android

Важно отметить, что есть внешние приложения и на Windows, Андроид и на IOS, которые могут работать через ваш аккаунт Toodledo.

Стоимость и лицензии

Для индивидуального использования может подойти стартовая бесплатная лицензия, а для организации команды нужно брать подписку “Gold” (30$/год), которая открывает доступ к колаборации работы с командой: позволяет делегировать задачи и просматривать рабочие столы коллег по цеху.

Вывод

Toodledo это не просто отличный инструмент для управления проектами, задачами – это комплексное решение, которое способно раз и надолго закрыть вопрос прозрачности и эффективности рабочего процесса.

Традиционно приложения получают бананы от 1 до 5, в зависимости от достоинств и особенностей использования. Мы берем в расчет много критериев: начиная с удобства и заканчивая прямым сравненем с лучшими программами в своем сегменте. Toodledo получает 5/5 возможных бананов, на голову опережая ближайших конкурентов.


Не смотря на отсутствие русской локализации и календаря, вы ни пожалеете ни одного потраченного доллара на платную подписку. Довольно редко, когда я могу такое сказать, но Toodledo стоит своих денег.

Ссылки на Toodledo и GTD методологию.

На этом все, если вам понравилась данная статья, то поделитесь ею с друзьями и сохраните в закладки. Кроме того, ниже вы можете найти наш видео обзор Toodledo на YouTube.

Для вас работала команда канала Banana Education и Wensel.ru. До скорого!

Полезно? Поделись с друзьями!

Видео обзор приложения